Este é o primeiro passo de todo o processo, e um momento essencial onde é avaliada a conformidade Regulamentar e de segurança dos ingredientes (alguns ingredientes são restritos/proibidos), estabelecida a lista de ingredientes e apurados os testes laboratoriais obrigatórios. Este passo é um pré-requisito para a preparação do CPSR (Cosmetic Product Safety Report) e para a verificação do rótulo do produto. A revisão da fórmula é uma revisão meticulosa da fórmula dos seus cosméticos para garantir que todos os ingredientes são seguros para a utilização prevista e cumprem a regulamentação do Reino Unido relativa aos cosméticos. Assim a composição é inteiramente reconstruída a partir das suas matérias-primas. A documentação das matérias-primas é revista para verificar a sua conformidade regulamentar e o perfil de impurezas é avaliado. São efectuados cálculos e investigações preliminares para garantir que cada ingrediente e impureza é seguro, tendo em conta o produto cosmético, a sua utilização prevista e a população-alvo.

O CPSR (Cosmetic Product Safety Report - Relatório de Segurança dos Produtos Cosméticos) é um dossier longo e complexo de acordo com o regulamento do UK relativo aos cosméticos. O CPSR é um documento exaustivo elaborado por um toxicologista qualificado (em conformidade com o numero 2 do artigo 10º do regulamento 1223/2009). Este relatório de segurança tem como objetivo apoiar e confirmar a utilização segura do produto cosmético, tendo em consideração todas as informações disponíveis, tais como perfis toxicológicos de cada ingrediente e impureza, resultados de testes, certificados, declarações, documentação de matérias-primas, etc. A introdução de um produto cosmético no mercado da UE sem um RPCS de alta qualidade é uma infração grave que leva à retirada do mercado, a sanções financeiras significativas e a graves danos na reputação da marca de cosméticos. O CPSR é composto por duas secções distintas, a Parte A e a Parte B. Parte A: Informação sobre a Segurança dos Produtos Cosméticos. Esta parte do relatório contém todos os dados necessários para a avaliação do produto cosmético. Parte B: Avaliação da Segurança do Produto Cosmético. Esta parte do relatório inclui uma avaliação da segurança do produto cosmético e conclusões. A Parte B é essencial, uma vez que certifica a eficácia e a segurança de um produto antes de ser colocado no mercado da UE.

Um PIF (Product Information File) é um dossier regulamentar cosmético que contém: Fórmula qualitativa e quantitativa do produto Especificações microbiológicas e físico-químicas Informação da embalagem Rótulo CPSR Método de fabrico Declaração de BPF e de não realização de testes em animais Prova de efeitos alegados Um Ficheiro de Informações sobre Produtos é um dossiê grande e altamente estruturado que contém todas as informações relacionadas a um determinado produto cosmético. Alguns dos dados provêm dos fabricantes de produtos, outros dados provêm de laboratórios independentes e outros ainda provêm de um avaliador de segurança devidamente qualificado. Uma vez finalizada a elaboração do PIF, o produto cosmético pode ser notificado eletronicamente no portal Britânico SCPN (Submit Cosmetic Product Notification) e é atribuído um número único de SCPN. Este número pode ser solicitado ao importador e à Pessoa Responsável em qualquer altura, nomeadamente pelos funcionários aduaneiros. Por outras palavras, uma notificação consiste em anunciar ao Reino Unido que se vai vender um produto no Reino Unido. Tecnicamente, os produtos cosméticos não são registados no UK; são notificados. Ao contrário de outros países e regiões que exigem a pré-aprovação dos produtos pelas autoridades competentes, o UK exige a notificação antes de o produto poder ser lançado no seu mercado. Isto significa que a verificação pelas autoridades competentes é efectuada depois de o produto ser lançado no mercado do UK. Por este motivo, a seleção de uma Pessoa Responsável qualificada e competente é especialmente importante. Após o Brexit, os ficheiros de informação sobre produtos devem ser actualizados de modo a indicar o nome das pessoas responsáveis da UE e do Reino Unido. Além disso: Os produtos cosméticos vendidos em ambos os mercados devem ser notificados tanto no CPNP como no SCPN para permitir a sua comercialização em ambos os territórios Os nomes e endereços das pessoas responsáveis da UE e do Reino Unido devem ser incluídos no rótulo se o produto for vendido em ambos os territórios. Cada produto tem de ser novamente notificado num novo sistema de notificação para poder ser autorizado a ser vendido no Reino Unido. Não foi desenvolvida qualquer transferência automática entre o CPNP (Portal de Notificação de Produtos Cosméticos) da UE e este novo portal de notificação britânico (SCPN: Submit Cosmetic Product Notification). O sistema britânico foi disponibilizado em 1 de janeiro de 2021 e é relativamente semelhante ao CPNP. Todos os produtos cosméticos atualmente à venda no mercado do Reino Unido tiveram de ser novamente notificados no prazo de 90 dias a contar do final do período de transição (ou seja, 31 de março de 2021).

As regras do UK em matéria de rotulagem de cosméticos podem parecer muito confusas e, embora sejam da responsabilidade dos distribuidores (de acordo com o artigo 6.º do regulamento da UE relativo aos cosméticos), a desenvolvimento e edição de rótulos e embalagens são e continuam a ser uma tarefa dispendiosa para os proprietários de marcas de cosméticos. Alguns elementos terão, de facto, de ser traduzidos para todas as línguas oficiais dos países onde os produtos são vendidos, e os distribuidores têm de garantir que esta informação é devidamente traduzida. De facto, os rótulos apenas em inglês nem sempre são suficientes. Os rótulos (ou certas partes dos rótulos) devem ser traduzidos na língua do país, mas isso depende muito de cada país da UE, o que considerando os seus 27 países, com as suas 24 línguas diferentes, pode não ser uma tarefa fácil. Os distribuidores têm, naturalmente, todo o direito de recusar produtos que não cumpram estes requisitos. Um rótulo claro é importante para ajudar os consumidores nas suas compras e para proteger a sua saúde. Todas as informações importantes têm de estar sempre facilmente acessíveis, legíveis e compreensíveis para o consumidor no momento da compra. A regra é bastante simples: o consumidor final tem de compreender exatamente o que está a comprar quando verifica o produto. Uma Revisão de Rótulos é uma conformidade completa da embalagem e dos rótulos, onde se verificam alegações, PAO (Período Após Abertura), lista INCI, etc. Dessa forma, uma revisão de rótulos e apoio sobre alegações específicas ou tópicos que a marca quer promover como texto de marketing (por uma equipa especializada como a Pharmilab) é fundamental.

A representação legal para os cosméticos no Reino Unido é designada por Pessoa Responsável do Reino Unido. Desde 1 de janeiro de 2021, é necessária uma Pessoa Responsável no Reino Unido para vender produtos cosméticos no país. Uma marca de cosméticos que venda tanto na UE como no Reino Unido precisa de uma Pessoa Responsável local para cada área económica. A Pessoa Responsável tem muitas responsabilidades e será responsabilizada no caso de um problema de não conformidade. Uma forma simples e fácil de explicar a Pessoa Responsável é: A quem é que as autoridades do Reino Unido (OPSS - Office Product Safety & Standards) devem telefonar se quiserem controlar o seu produto cosmético? A quem deve um consumidor telefonar se tiver uma reação invulgar ao seu produto cosmético? No SCPN é designada uma Pessoa Responsável para cada produto notificado. Entre outras funções importantes, esta Pessoa Responsável assegurará a conformidade dos produtos cosméticos numa base contínua e actualizará o PIF sempre que necessário. Em suma, ser uma Pessoa Responsável implica muitas responsabilidades e é um assunto importante e delicado que não deve ser tomado de ânimo leve. As marcas de cosméticos devem realmente investir tempo nesta etapa crucial. Veja a melhor forma de escolher a sua Pessoa Responsável Saiba mais sobre as Pessoas Responsáveis e as suas obrigações Entre outras recomendações, uma marca de cosméticos deve tentar encontrar uma Pessoa Responsável com escritórios tanto na UE como no Reino Unido que possa, por conseguinte, representar os produtos em ambas as regiões. Uma nova Pessoa Responsável irá normalmente auditar os dossiers dos produtos cosméticos para garantir que estes cumprem a legislação e para evitar correr riscos excessivos. Esta auditoria implica custos adicionais e demora tempo. Por essa razão, trabalhar com apenas uma Pessoa Responsável é a opção mais económica para as marcas de cosméticos. A Pharmilab tem escritórios tanto na UE como no Reino Unido, o que nos permite atuar como Pessoa Responsável em ambas as áreas. Uma forma simples e fácil de explicar a Pessoa Responsável é: Quem é que os países europeus têm de contactar se quiserem controlar o seu produto cosmético? Quem deve um consumidor contactar se tiver uma reação invulgar ao seu produto cosmético? No CPNP é designada uma Pessoa Responsável para cada produto notificado. Entre outras funções importantes, esta Pessoa Responsável assegurará a conformidade dos produtos cosméticos numa base contínua e actualizará o PIF quando necessário. Em suma, a escolha da Pessoa Responsável é de extrema importância, pois implica muitas responsabilidades. Trabalhar com uma empresa experiência como a Pharmilab é a escolha mais acertada para o sucesso da marca cosmética no mercado Europeu.